Administração das partes comuns do edifício
A administração das partes comuns do edifício compete à assembleia de condóminos e ao administrador. Cada fração autónoma de um edifício constituído em propriedade horizontal é propriedade exclusiva do seu proprietário, que exerce sobre ela poderes exclusivos de administração, salvo o que constar do regulamento contido no título constitutivo da propriedade horizontal.
A pergunta que se impõe agora é: e no que respeita às partes comuns do edifício? Quem exerce a sua administração? Analisemos.
Órgãos responsáveis pela administração das partes comuns
Um edifício que seja constituído em propriedade horizontal precisa de ser administrado (existindo órgãos próprios para administrar as partes comuns do edifício). Falamos em: assembleia de condóminos e de administrador. Esta imposição relativamente à existência de órgãos administrativos é necessária por diversas razões, a saber: conservar as partes comuns do edifício, obter serviços de interesse geral, fazer cumprir os deveres dos condóminos (por exemplo: o seguro obrigatório e o fundo comum de reserva), autorizar certas obras, alterar o uso/fim de certas frações autónomas, etc., em suma, intervir em matérias de interesse geral dos condóminos.
A assembleia de condóminos
Composição e direito de voto
A assembleia de condóminos é o órgão máximo do edifício constituído em propriedade horizontal. É um órgão deliberativo, tendo, como o próprio nome o indica, uma função deliberativa. É formada por todos os condóminos das frações autónomas. Cada condómino tem na assembleia tantos votos quantas as unidades inteiras que couberem na percentagem ou permilagem da fração de que for titular.
Reuniões ordinárias e extraordinárias
No que concerne ao funcionamento e convocação da assembleia de condóminos consideremos o que está patente nos artigos 1431º e 1432º do CCiv. A assembleia reúne em sessões ordinárias, uma vez por ano, em regra, na primeira quinzena de janeiro (porém, não há nenhum impedimento em que reúnam noutra data). Podem, ainda, reunir no primeiro trimestre de cada ano, se esta possibilidade estiver contemplada no regulamento de condomínio ou resultar de deliberação, aprovada por maioria, da assembleia de condóminos.
A sessão ordinária é convocada pelo administrador, tendo sempre, e obrigatoriamente, como ordem de trabalhos, os seguintes pontos: discussão e aprovação das contas respeitantes ao último ano e aprovação do orçamento das despesas a efetuar durante o novo ano, acrescendo outros assuntos de interesse geral dos condóminos e do administrador.
A assembleia também poderá reunir em sessões extraordinárias, quando convocada pelo administrador ou por condóminos que representem, pelo menos, 25% do capital investido (o mesmo é dizer, 25% do valor total do prédio).
A assembleia é o local onde se discutem assuntos de interesse para todos os condóminos, já o dissemos, sendo por isso de máxima importância todos estarem presentes.
Quando não seja possível a presença de qualquer condómino, estes podem fazer-se representar por mandatário forense ou procurador.
Convocação da assembleia
A assembleia é convocada por meio de carta registada ou aviso convocatório (desde que haja um recibo de receção assinado por todos os condóminos), com uma antecedência mínima de dez dias.
Pode ainda ser convocada por meio eletrónico, para os condóminos que expressem essa vontade em assembleia realizada anteriormente (devendo essa manifestação de vontade ficar lavrada em ata, com a indicação do respetivo endereço de correio eletrónico), também neste caso, o condómino deve acusar a receção da convocatória, sendo esta igualmente enviada com a antecedência mínima de dez dias.
Por fim, a convocatória da assembleia de condóminos deve conter o dia, a hora, o local onde se irá realizar e a ordem de trabalhos. Ademais, deve informar se se vai discutir sobre assuntos cujas deliberações só possam ser aprovadas por unanimidade dos votos.
Quórum e segunda convocatória
O funcionamento da assembleia, em primeira convocatória, depende de quórum, sem prejuízo de a assembleia poder reunir trinta minutos depois da hora marcada na primeira convocatória, se estiverem reunidas as condições para garantir a presença, nesse mesmo dia, de condóminos que representem um quarto do valor total do prédio, caso assim não aconteça, e se na convocatória não tiver sido fixada outra data, a assembleia reunirá em segunda convocatória, uma semana depois, no mesmo local e à mesma hora, e aí sim poderá já deliberar por maioria de votos dos condóminos presentes, desde que estes representem, pelo menos, um quarto do valor total do prédio.
Se estiverem reunidas as condições para garantir a presença, no próprio dia, de condóminos que representem um quarto do valor total do prédio, a convocatória pode ser feita para trinta minutos depois, no mesmo local.
Deliberações e comunicação aos condóminos ausentes
No que tange às deliberações, há alguns temas que merecem a nossa apreciação.
As deliberações são tomadas, salvo disposição especial que já tivemos oportunidade de analisar supra, por maioria dos votos representativos do capital investido.
As deliberações que careçam de ser aprovadas por unanimidade (salientando-se, porém, que, neste momento, não existe qualquer disposição legal que exija a unanimidade na tomada de deliberações), podem ser aprovadas por unanimidade dos condóminos presentes, desde que estes representem, pelo menos, dois terços do capital investido, no entanto, é conditio sine qua non que tais deliberações sejam aprovadas pelos condóminos ausentes.
Deste modo, as deliberações têm de ser comunicadas aos condóminos ausentes, no prazo de 30 dias, por carta registada com aviso de receção ou por correio eletrónico, se assim o tiverem expresso em assembleia.
Depois de terem conhecimento das deliberações, os condóminos dispõem de 90 dias para comunicar, por escrito, à assembleia, o seu assentimento ou discordância, sendo que o seu silêncio é considerado como aprovação da deliberação.
Conteúdo, aprovação e assinatura das atas
Finalizada a assembleia de condóminos é obrigatoriamente lavrada uma ata, redigida e assinada por quem nela interveio, como presidente, e subscrita por todos os condóminos presentes.
A ata contém um resumo do que de essencial se tenha passado na assembleia, indicando: a data, o local, os condóminos presentes e ausentes, os assuntos apreciados, as decisões e as deliberações tomadas com o resultado de cada votação.
Esta tem de ser redigida, lida e aprovada no próprio dia da assembleia.
A assinatura e a subscrição, podem ser efetuadas por assinatura eletrónica qualificada ou por assinatura manuscrita, aposta sobre o documento original ou sobre documento digitalizado que contenha outras assinaturas; vale ainda como subscrição a declaração do condómino, enviada por correio eletrónico, para o endereço da administração do condomínio, em como concorda com o conteúdo da ata que lhe tenha sido remetida pela mesma via, declaração esta que deve ser junta, como anexo, ao original da ata.
Compete à administração do condomínio a escolha por um ou por vários dos meios elencados, bem como a definição da ordem de recolha das assinaturas, ou de recolha das declarações por via eletrónica, a fim de assegurar a aposição das assinaturas num único documento.
Eficácia das deliberações e consulta das atas
A eficácia das deliberações tomadas em assembleia depende da aprovação da respetiva ata, independentemente de a mesma se encontrar assinada pelos condóminos.
E as deliberações devidamente consignadas em ata são vinculativas tanto para os condóminos, como para os terceiros titulares de direitos relativos às frações.
Esta vinculatividade para com os terceiros merece a nossa explicação: seguindo o entendimento de RUI PINTO DUARTE «a Lei visa tornar claro que as deliberações da assembleia, nomeadamente as que se refiram ao uso das partes comuns, têm de ser respeitadas por terceiros titulares de direitos que os habilitem a usar as partes comuns, resultantes, nomeadamente, de arrendamentos e comodatos».
Por este motivo, o n.º 3 do artigo 1º do DL n.º 268/94, de 25 de outubro incumbe ao administrador guardar as atas e facultar a consulta quer aos condóminos, quer aos terceiros.
Impugnação e suspensão das deliberações
Sem prejuízo da eficácia das deliberações, o certo é que estas podem ser impugnadas.
O artigo 1433º do CCiv. regula precisamente esta matéria. O n.º 1 dispõe que as deliberações da assembleia contrárias à lei ou a regulamentos anteriormente aprovados são anuláveis a requerimento de qualquer condómino que as não tenha aprovado.
Se houver deliberações inválidas ou ineficazes, no prazo de dez dias a contar da tomada da deliberação (para os condóminos presentes), ou a contar da comunicação (para os condóminos ausentes), pode ser exigida ao administrador a convocação de uma assembleia extraordinária, a ter lugar no prazo de vinte dias, para a revogação das mesmas.
O direito de propor a ação de anulação caduca no prazo de vinte dias contados sobre a deliberação da assembleia extraordinária ou, caso esta não tenha sido solicitada, no prazo de sessenta dias sobre a data da deliberação.
Qualquer condómino pode, no prazo de trinta dias, sujeitar as deliberações inválidas ou ineficazes a um centro de arbitragem, e a representação judiciária dos condóminos contra quem são propostas as ações compete ao administrador ou à pessoa que a assembleia designar para esse efeito.
Pode ainda ser requerida a suspensão das deliberações.
Assembleias por videoconferência
Por último, em virtude da era (cada vez mais digital) em que vivemos, e da época da Covid-19, o Legislador, com a Lei n.º 8/2022 aditou, ao DL n.º 268/94, de 25 de outubro, o artigo 1º-A, que autoriza a assembleia de condóminos a realizar-se por meios de comunicação à distância, videoconferência, sempre que a administração do condomínio assim o determine, ou a maioria dos condóminos o requeira.
Caso algum dos condóminos não tenha, fundamentadamente, condições para participar na assembleia de condóminos por este meio e tenha transmitido essa impossibilidade à administração, compete a esta assegurar-lhe os meios eletrónicos necessários, sob pena de a assembleia não poder ter lugar por essa via.
O administrador
Eleição, exoneração e nomeação pelo tribunal
O administrador é o órgão executivo. Tem como função executar as decisões que resultem da assembleia de condóminos, prestar contas da sua atividade e adotar as medidas necessárias à conservação do edifício. É à própria assembleia de condóminos que cabe eleger ou exonerar o administrador, sendo que este também pode ser exonerado pelo Tribunal, a requerimento de qualquer condómino, quando se prove que praticou irregularidades ou agiu com negligência no exercício das suas funções.
Do mesmo modo, se a assembleia não eleger administrador, este pode ser nomeado pelo Tribunal, a requerimento de qualquer dos condóminos.
Exercício do cargo, remuneração e duração do mandato
O cargo de administrador pode ser exercido por qualquer dos condóminos, não sendo, em regra, na prática, remunerado, apesar de a letra da lei dispor o contrário no n.º 4 do artigo 1435º do CCiv., ou por um terceiro (isto é, as funções de administrador podem ser confiadas a alguém que as exerça de forma profissional e, aí sim, de forma remunerada).
O período de funções de um administrador é, salvo disposição em contrário, de um ano (podendo ser renovável), mantendo-se em funções até que seja eleito ou nomeado o seu sucessor.
Funções, orçamentos para obras e responsabilidade
As funções do administrador estão elencadas no n.º 1 do artigo 1436º do CCiv. (não são taxativas), veja-se, ainda, os artigos 8º e 9º do Decreto-Lei n.º 268/94, de 25 de outubro que regulam outras funções do administrador (podendo-lhe ser atribuídas mais em assembleia de condóminos).
Não obstante, sublinhe-se que, a função mais importante do administrador é convocar a assembleia e executar as deliberações que ali sejam tomadas.
Sempre que estiver em causa uma deliberação da assembleia de condóminos relativa a uma obra de conservação extraordinária ou uma obra de inovação a realizar no edifício, o administrador está obrigado a apresentar, pelo menos, três orçamentos diferentes para a execução das obras, desde que o regulamento ou a própria assembleia de condóminos não disponha de forma diferente.
Se o administrador não cumprir as funções que lhe competem, ou não executar de forma cabal as deliberações das assembleias de condóminos, é civilmente responsável pela sua omissão, sem prejuízo de eventual responsabilidade criminal, quando aplicável.
O regulamento do condomínio deve prever e regular o exercício das funções do administrador ou do administrador provisório.
Representação em juízo e queixas-crime
O administrador tem também uma importante função, que lhe é atribuída expressamente no artigo 1437º do CCiv.: representar o condomínio e os condóminos em juízo, devendo demandar e ser demandado em nome do condomínio, ou seja, o administrador tem legitimidade ativa para agir em juízo quer contra terceiros, quer contra os próprios condóminos. Por outro lado, o administrador pode também ter legitimidade passiva, principalmente nas ações respeitantes às partes comuns do edifício, agindo, assim, em juízo, no exercício das funções que lhe competem, como representante da universalidade dos condóminos ou quando expressamente mandatado pela assembleia de condóminos.
A apresentação, pelo administrador, de queixas-crime, relacionadas com as partes comuns, não carece de autorização da assembleia de condóminos.
Recurso dos atos do administrador
O condómino que não esteja de acordo com os atos praticados pelo administrador pode recorrer, convocando uma assembleia de condóminos para o efeito, conforme o disposto no artigo 1438º do CCiv.
Administrador provisório
A Lei, no artigo 1435º-A, previu a possibilidade de existência de um administrador provisório. Assim, se a assembleia não eleger administrador e este não houver sido nomeado judicialmente, as correspondentes funções são obrigatoriamente desempenhadas, a título provisório, pelo condómino cuja fração ou frações representem a maior percentagem do capital investido, salvo se, outro condómino houver manifestado vontade de exercer o cargo, e houver comunicado tal propósito aos demais condóminos.
Se, por acaso, existir mais de um condómino em igualdade de circunstâncias, as funções recaem sobre aquele a que corresponda a primeira letra na ordem alfabética utilizada na descrição das frações constante do registo predial.
Logo que seja eleito ou judicialmente nomeado um administrador, o condómino que se encontre a administrar provisoriamente cessa funções, devendo entregar ao administrador eleito ou nomeado todos os documentos respeitantes ao condomínio que estejam confiados à sua guarda.
Em suma, sempre que a assembleia não reúna ou não sejam tomadas as decisões necessárias ao bom funcionamento do condomínio, qualquer condómino pode assegurar o cumprimento das obrigações como administrador provisório.
Identificação do administrador e comunicações dos condóminos
Na entrada do prédio ou num local de passagem comuns a todos os condóminos deve estar afixada a identificação do administrador que está a exercer funções ou do administrador provisório que esteja a exercê-las, naquele momento.
Os condóminos devem informar o administrador dos seus dados pessoais (como, por exemplo, a morada, e atualizá-la sempre que esta seja objeto de alteração).
Os condóminos que não tenham a sua residência própria permanente no prédio devem comunicá-lo, por escrito, ao administrador, comunicando também qual o seu domicílio ou o do seu representante e, por conseguinte, quando alienarem a sua fração devem comunicá-lo, por correio registado, no prazo máximo de 15 dias, devendo a informação conter o nome completo e o NIF do novo proprietário.
Se, por algum motivo, o alienante da fração não fizer a devida comunicação ao administrador, será responsabilizado pelo valor das despesas inerentes à identificação do novo proprietário e pelos encargos suportados com a mora no pagamento das obrigações que se vencerem após a alienação.
Arquivo de documentos e notificações
O administrador tem ainda a função de guardar todas as cópias autenticadas dos documentos utilizados para instruir o processo de constituição da propriedade horizontal, nomeadamente, o projeto aprovado pela autoridade administrativa.
Deve ainda guardar, e dar a conhecer aos condóminos, todas as notificações que sejam dirigidas ao condomínio, principalmente aquelas que provêm das autoridades administrativas.